KORESPONDENSI
Sehelai kertas atau lebih yang di
dalamnya tertulis suatu pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu
format surat. Pesan tersebut dapat berisi pemberitahuan, penghiburan,
pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan, atau persetujuan.
Surat adalah salah satu alat
komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, satu pihak,
atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau organisasi/instansi
lain.
Kemajuan teknologi telah
memberikan berbagai alternatif sarana penyampaian pesan, seperti internet,
telegram, faksimili, dan telepon.
Sebuah surat dinilai efektif
apabila pesan yang ingin dikomunikasikan penulis sampai pada tujuannya, pembaca
terhindar dari kesalahan menafsirkan.
Empat hal penting dalam
berkomunikasi dengan surat:
· Pengirim surat, yaitu orang atau
lembaga yang menyampaikan pesan
melalui surat
·
Penerima surat, yaitu orang
atau lembaga sasaran yang dikirimi surat
· pesan, yaitu isi yang ingin
disampaikan oleh pengirim
· saluran, yaitu surat itu sendiri yang
memuat pesan yang diformulasikan dalam ragam tulis dan disajikan dalam format
surat yang sesuai dengan keperluan.
Jenis-jenis Surat
1. Menurut kepentingan dan pengirimannya,
surat dapat dikelompokkan sebagai berikut.
a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan
seseorang kepada orang lain
atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada seseorang seperti kawan atau
keluarga, bahasa yang dipakai relatif
lebih bebas.
b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi
yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminstrasi pemerintahan.
c. Surat niaga, yaitu surat resmi
yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
d. Surat sosial, yaitu surat resmi
yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba
(nonprofit).
2. Menurut isinya, surat dapat
dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah,
surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat
pengantar, surat penawaran, dan surat lamaran pekerjaan.
3. Menurut sifatnya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut.
a. Surat biasa, artinya surat
dapat diketahui oleh orang lain selain yang
dituju.
b. Surat konfidential (terbatas),
maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait
saja.
c. Surat rahasia, yaitu surat yang
isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang dituju.
4. Berdasarkan banyaknya sasaran, surat
dikelompokkan menjadi surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5. Berdasarkan tingkat kepentingan
penyelesaiannya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat, dan surat kilat
khusus.
6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas
surat bersampul, kartu pos, warkat pos, telegram,faksimili, memo, dan nota.
7. Berdasarkan ruang lingkup
sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan ekstern.
0 komentar:
Posting Komentar